Come organizzare una riunione aziendale | Parte 4

 

Durante una riunione aziendale, il coordinatore ha il compito di raccoglie commenti “a caldo”, feedback ed esperienze per attivare processi di miglioramento.

L’importanza di prendere buoni appunti durante il meeting è di fatto essenziale per comunicare le informazioni e le decisioni prese sia a terzi non presenti alla riunione, sia per offrire un ritorno ai partecipanti.

Sintetizzare ciò che è stato definito attraverso un report è una fase molto sottovalutata ma è tra le più importanti.

Il documento che emerge dalla riunione deve essere chiaro e sintetico e deve contenere alcune informazioni fondamentali come:

  • La descrizione della riunione, ovvero il luogo e tempi, l’elenco partecipanti, le motivazioni, gli obiettivi e l’Ordine Del Giorno.

  • La descrizione dei temi discussi e degli interventi dei partecipanti.

  • La descrizione delle decisioni prese e il percorso da intraprendere.

  • Gli impegni assunti dai vari partecipanti, specificando il nome, con i relativi tempi di esecuzione e le scadenze (Piano di Azione).

  • La data dell’eventuale successiva riunione se è necessario un ulteriore incontro. È utile concordare con i partecipanti l’argomento e che cosa devono fare prima che questo abbia luogo.


Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese permette di fare il punto della situazione, di analizzare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

I risultati di una riunione efficace ed efficiente diventano azioni di follow-up che assegnate ai singoli ne aumentano la responsabilità e titolarità.

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