Come organizzare una riunione aziendale | Parte 1

 

Le riunioni aziendali sono un'attività fondamentale per un'impresa, utili per la condivisione di informazioni, parlare di eventuali problematiche, esporre nuovi progetti, modificare piani d'azione e prendere decisioni concrete. Ogni meeting aziendale avrà un suo obiettivo e la soluzione ad ognuno di esso è la “comunicazione”.

Talvolta le riunioni aziendali non vengono valorizzate perché mancano criteri di conduzione chiari e prestabiliti. Infatti, prima di indire una riunione ci sono alcuni accorgimenti indispensabili da considerare.

Nel preparare una riunione è fondamentale definire un coordinatore o mediatore che abbia autorità e autorevolezza per gestire tempo, comunicazione e partecipanti.

Il tempo è oro: oggi le persone sono super impegnate e rubare a loro del tempo per un meeting di lavoro potrebbe far nascere inutili tensioni. Una possibile soluzione per evitare il prolungarsi della discussione è selezionare una persona per illustrare uno specifico argomento.

Lo speaker principale della riunione deve essere chiaro verso i suoi interlocutori e assicurarsi di affrontare i temi principali della discussione. È facile perdere il filo del discorso, per questo motivo è consigliabile preparare una presentazione o servirsi di schemi nel momento in cui ci si deve rivolgere al pubblico.

Anche la scelta dei partecipanti, del numero e la motivazione dei singoli è uno step fondamentale da prendere in considerazione. Ogni riunione ha un costo, sia in termini di tempo che di denaro, e individuare le persone che possono portare il miglior contributo possibile influisce sul successo dell’incontro stesso. Per il proprio meeting è di fatto necessario invitare attori e non spettatori. Inoltre, limitare il numero di partecipanti influisce direttamente sul singolo che si sentirà più coinvolto e responsabile.

La prima cosa da fare in una riunione è la chiara definizione degli obiettivi per determinare il contenuto, le modalità di svolgimento e il risultato atteso.

Gli obiettivi devono essere SMART: specifici, misurabili, accessibili, realistici e tempestivi.

È consigliabile stilare un Ordine Del Giorno (ODG) sintetico ed ordinato, illustrando in anticipo tutti gli argomenti che verranno affrontati. Di fondamentale importanza è non perdere il focus, mantenendo salda la “scaletta”.

Se si vuole rendere più chiari alcuni concetti durante la riunione è necessario avere degli strumenti, come videoproiettori, lavagne, fogli, ecc.. Definire in anticipo i materiali utili alla riunione è un passaggio da non dimenticare, soprattutto quando si sceglie la location. Le opzioni di scelta infatti sono due: portarsi il materiale personale da casa o scegliere una struttura già attrezzata con tutti gli strumenti di cui si ha bisogno.

Infine, un punto di fondamentale importanza nella preparazione di una riunione risulta la redazione della convocazione, che deve contenere: data e luogo dell’incontro, orario di inizio e di chiusura dei lavori, elenco delle persone invitate a partecipare, ordine del giorno con il tempo assegnato a ciascun argomento ed altre eventuali informazioni (es. conferma di partecipazioni, informazioni logistiche, ecc.).

Guarda su YouTube

Visualizza
News & Risorse

Conosci il presente e costruisci il tuo futuro

Nella nostra sezione News & Risorse analizziamo il sistema economico e proponiamo soluzioni a supporto della Piccola e Media Impresa italiana. Al suo interno puoi trovare una raccolta di articoli sul mondo imprenditoriale e il punto di vista di I-AER sui più recenti trend dell’economia.

Vai a News & Risorse!
navigate_before
navigate_next