Come organizzare una riunione aziendale | Parte 2
Organizzare una riunione aziendale non è affatto semplice e non si può certo improvvisare.
Un’atmosfera distesa, soprattutto nella parte iniziale dell’incontro, rende l’interazione delle persone più attiva. A tal proposito, è importante il ruolo del coordinatore che già all’inizio della riunione dovrebbe scambiare con i partecipanti un saluto di benvenuto, ringraziandoli per essere presenti.
Un buon mediatore dovrebbe anche fare una presentazione sintetica di tutti i partecipanti, specificando il motivo delle rispettive partecipazioni all’incontro. Il focus di una buona riunione è l’interattività degli attori presenti e per questo serve coinvolgerli attivamente fin da subito. Rompere il ghiaccio permette di entrare in empatia con il pubblico e catturare l’attenzione dei partecipanti. Spesso l’inizio stesso determina la disponibilità degli interlocutori ad ascoltare attentamente e a intervenire.
Nella fase iniziale di un meeting è fondamentale che il coordinatore specifichi l’obiettivo e gli argomenti dell’incontro. È essenziale che chi indice la riunione ne abbia molto chiaro lo scopo, i temi e le persone che potrebbero intervenire ad ogni argomento. È importante che ognuno venga messo nelle condizioni di poter intervenire e portare il proprio contributo.
Il coordinatore deve, inoltre, all’inizio dell’incontro, specificare i tempi assegnati a ciascun argomento e le regole di conduzione, ovvero i momenti di lavoro e le modalità di intervento. Ciò permette di seguire un filo conduttore e pilotare una riunione in maniera efficiente ed efficace, raggiungendo l’obiettivo del meeting. Impostare le regole di base è essenziale per fornire un processo chiaro e per garantire che tutti i partecipanti siano in linea con gli obiettivi.
