Come organizzare una riunione aziendale | Parte 3
In un tavolo di lavoro esistono molti partecipanti, ma la maggior responsabilità è detenuta dal coordinatore.
Un coordinatore di riunioni ha il compito di facilitare il meeting tra membri di un’azienda o altre parti, questo al fine di condurre un incontro efficace ed efficiente utile a raggiungere gli obiettivi prefissati nella fase di preparazione.
In generale, il coordinatore della riunione è un pianificatore di alto livello, specializzato nella logistica di qualsiasi tipologia di riunione: da quella informativa a quella formativa o di creatività.
La parte centrale di una riunione, oltre ad essere il focus del meeting, è anche quella più difficile da presidiare e coordinare. La gestione riguarda sempre tutti i partecipanti, ma la funzione di coordinamento può essere fatta convergere in una persona in particolare, con l’attribuzione del ruolo di coordinatore.
Chi conduce la riunione ha una responsabilità determinante:
- Deve costantemente far percepire di poter controllare la riunione, focalizzandosi sui temi dell’ODG ed evitando perdite di tempo, senza andare troppo velocemente alle conclusioni.
- Favorire l’ascolto attivo, la collaborazione e l’empatia da parte di tutti. Mantenere un ritmo vivace e dinamico è utile per evitare il rischio di un calo di attenzione.
- In caso di situazioni di conflitto, discussioni fuori tema o non costruttive, ha il dovere di mitigare la situazione, ristabilendo la calma (es. proponendo una pausa) e incoraggiando al rispetto reciproco (professionalità e orientamento al risultato).
- Deve riuscire a far parlare tutti. Un consiglio è quello di essere diretti e chiedere opinioni quando necessario, anche le persone più silenziose devono avere l’opportunità di parlare.
- Tenere monitorati i tempi. È necessario controllare che il tempo dedicato ai diversi argomenti sia ragionevolmente equilibrato e segua la time-line concordata nella fase iniziale della riunione.
- Nel caso un argomento richieda approfondimenti mirati, rimandare la tal discussione in altra sede, coinvolgendo solo le persone interessate.
Coordinare una riunione non è affatto facile, ma è anche una competenza che può essere allenata.
