Come organizzare una riunione aziendale | Parte 3

 

In un tavolo di lavoro esistono molti partecipanti, ma la maggior responsabilità è detenuta dal coordinatore.

Un coordinatore di riunioni ha il compito di facilitare il meeting tra membri di un’azienda o altre parti, questo al fine di condurre un incontro efficace ed efficiente utile a raggiungere gli obiettivi prefissati nella fase di preparazione.

In generale, il coordinatore della riunione è un pianificatore di alto livello, specializzato nella logistica di qualsiasi tipologia di riunione: da quella informativa a quella formativa o di creatività.

La parte centrale di una riunione, oltre ad essere il focus del meeting, è anche quella più difficile da presidiare e coordinare. La gestione riguarda sempre tutti i partecipanti, ma la funzione di coordinamento può essere fatta convergere in una persona in particolare, con l’attribuzione del ruolo di coordinatore.

Chi conduce la riunione ha una responsabilità determinante:

  • Deve costantemente far percepire di poter controllare la riunione, focalizzandosi sui temi dell’ODG ed evitando perdite di tempo, senza andare troppo velocemente alle conclusioni.

  • Favorire l’ascolto attivo, la collaborazione e l’empatia da parte di tutti. Mantenere un ritmo vivace e dinamico è utile per evitare il rischio di un calo di attenzione.

  • In caso di situazioni di conflitto, discussioni fuori tema o non costruttive, ha il dovere di mitigare la situazione, ristabilendo la calma (es. proponendo una pausa) e incoraggiando al rispetto reciproco (professionalità e orientamento al risultato).

  • Deve riuscire a far parlare tutti. Un consiglio è quello di essere diretti e chiedere opinioni quando necessario, anche le persone più silenziose devono avere l’opportunità di parlare.

  • Tenere monitorati i tempi. È necessario controllare che il tempo dedicato ai diversi argomenti sia ragionevolmente equilibrato e segua la time-line concordata nella fase iniziale della riunione.

  • Nel caso un argomento richieda approfondimenti mirati, rimandare la tal discussione in altra sede, coinvolgendo solo le persone interessate.

Coordinare una riunione non è affatto facile, ma è anche una competenza che può essere allenata.

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