La comunicazione interna all'azienda
La comunicazione è un processo volontario di trasmissione di informazioni di varia natura che avviene tramite segnali codificati secondo regole note sia al mittente che ai destinatari. I segnali, una volta decodificati (codice), attivano una serie di processi interpretativi (interpretazione) e portano alla comprensione. Il codice, dunque, è un elemento fondamentale della comunicazione.
Nessuna organizzazione è immune dalla necessità di comunicare internamente in maniera efficace, così da poter instaurare processi rispondenti ai fini delle organizzazioni stesse. In quest’ottica, la comunicazione verso i dipendenti è di importanza fondamentale per la gestione delle prestazioni sia delle imprese che del personale.
Mantenere aperti i canali di comunicazione aiuterà enormemente in vari modi: nel motivare i collaboratori, nella costruzione del team e nel fornire un servizio clienti eccezionale.
I vantaggi che un'organizzazione trarrà dalla comunicazione interna saranno: creare e/o rinforzare un sistema efficace ed efficiente di trasmissione delle informazioni (sia in termini di mezzi che di contenuti), gestire le persone come veri e propri "clienti interni", sensibilizzare la dirigenza e/o il top management verso una gestione evoluta della comunicazione interna, sviluppare la motivazione e la proattività individuale e di gruppo, migliorare le relazioni interne sviluppando il senso di appartenenza e fiducia, favorire l'approvazione e l'accettazione delle scelte aziendali da parte dei collaboratori, implementare una cultura e un clima di condivisione degli obiettivi comuni, gestire al meglio le situazioni di crisis management e ridurre la conflittualità.
Le organizzazioni devono, quindi, massimizzare la propria capacità di condividere informazioni, conoscenze e processi.
Ma come si può incentivare la comunicazione interna?
La base di partenza per favorire la comunicazione dei dipendenti è quella di coinvolgere i dipendenti stessi. Il coinvolgimento può avvenire tramite:
- Riunioni mensili o trimestrali.
- Pubblicazione di una newsletter interna.
- Concessione di uno spazio sulle bacheche per gli avvisi dei dipendenti.
- Utilizzo di un forum informale "rumour board" per rispondere alle richieste anonime del personale.
- Incoraggiamento del personale a leggere e scrivere in uno spazio che raccolga commenti collettivi.
- Invitare a fornire suggerimenti utilizzando riunioni pubbliche, sondaggi di opinione dei dipendenti, cassette per suggerimenti negli uffici.
- Coinvolgere il personale in pizza party, barbecue o altri eventi sociali organizzati con comunicazioni rapide ed informali.
- Mantenere una politica gestionale di “porta aperta”.
Nella comunicazione è importante utilizzare un linguaggio comprensibile, curato e soprattutto prestare ascolto.
Un’efficace piano di comunicazione interna permette e garantisce il funzionamento dell’organizzazione stessa.