Come gestire lo Smart Working | Parte 2 

 

A partire da Marzo 2020, lo Smart Working ha rivoluzionato il mondo del lavoro.

Questo fenomeno, sempre più diffuso, non solo nelle grandi aziende, ma anche nelle PMI, ha necessariamente bisogno di alcuni consigli operativi per essere gestito al meglio.

Ecco una check list con alcuni punti fondamentali per metterlo in pratica:

  • Verificare la fattibilità tecnologica: i dispositivi utilizzati, sia personali sia aziendali e loro modalità d’uso (es. laptop, stampante, cellulare), la connessione internet, la disponibilità rete aziendale condivisa e la sicurezza dei dati aziendali e personali (è meglio non connettersi a reti pubbliche o ad accesso libero);
  • Decidere quale strumento utilizzare per comunicare (Mail, Trello, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts). E’ importante coinvolgere e condividere con le risorse tutte le informazioni per definire le nuove esigenze, darsi delle regole, testare gli strumenti e acquisire nuove abitudini di gruppo;
  • Stabilire un appuntamento giornaliero e/o settimanale. Questo incontro, anche se di breve durata, è utile per fare il punto della situazione, decidere le priorità e far emergere le criticità. Quando il sistema è rodato si possono dilungare i tempi tra un appuntamento ed un altro;
  • Impostare le modalità di controllo. Esse devono basarsi su attività, obiettivi, risultati e reportistica. Allo stesso modo è necessario che esse si costruiscano anche sui 3 pilastri dello Smart Working: fiducia, autonomia e responsabilità delle risorse;
  • Decidere la modalità di lavoro sui file condivisi e quale spazio/sistema deve essere utilizzato (es. Drive, Dropbox, server aziendale);
  • Organizzare uno spazio dedicato al lavoro. È preferibile scegliere un ambiente neutro, simile a quello creato in ufficio (es. stanza con scrivania). Nel caso in cui non si ha questa possibilità e si lavori sul tavolo della cucina, è consigliabile sedersi in un posto diverso da quello in cui si mangia;
  • Creare una routine di inizio e chiusura lavoro (es. accensione del computer, controllo delle mail, report di fine giornata, ecc.). Queste attività sono importanti per mantenere un distacco tra la sfera familiare/privata e lavorativa.

 

Lo Smart Working comporta sicuramente numerosi vantaggi, non solo per i lavoratori, ma anche per l’azienda e per l’ambiente. Quello che c’è di sicuro è che bisogna saperlo gestire efficacemente ed efficientemente.

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