Meeting aziendali: come organizzarli in modo efficace
In un'epoca in cui il lavoro da remoto e la pandemia hanno cambiato le regole del coworking, molti manager si ritrovano a dover fronteggiare riunioni disorganizzate, poco produttive e fuori tema. Un’indagine rivela che il 61% degli esecutivi afferma che la maggior parte del tempo speso per prendere decisioni durante i meeting aziendali, è inefficace. Solo il 37% degli intervistati ha dichiarato che le decisioni prese erano tempestive e di alta qualità. La soluzione, spesso, non risiede nella riorganizzazione dei processi gerarchici dell'organizzazione, ma in una progettazione e un'attuazione migliore degli incontri collaborativi.
Infatti, quando le riunioni sono ben gestite, non solo migliora la qualità delle decisioni, ma lasciano anche i partecipanti energizzati e motivati a portare avanti il lavoro in autonomia.
La buona gestione del tempo significa avere il potere di rifiutare meeting inutili e migliorarne la qualità, creando un circolo virtuoso tra il tempo e la produttività del lavoro.
I dirigenti dovrebbero, quindi, smettere di pensare alla gestione del tempo come a un problema individuale e iniziare a considerarlo come un problema organizzativo. Ci sono modi semplici per rendere le riunioni molto più efficienti personalizzandole in anticipo. Durante la preparazione, si dovrebbero considerare i seguenti 5 consigli:
Essere chiari su cosa parlare
Se non c'è niente di cui parlare, non c'è bisogno di una riunione. Pertanto, dovrebbe essere chiaro per ogni riunione quali sono i suoi argomenti e il suo scopo. Assicurati che sia inviata una comunicazione in anticipo in modo che tutti sappiano qual è lo scopo della riunione.
Invitare solo chi è necessario
È importante invitare solo le persone necessarie allo scopo della riunione. Invitare troppe persone non solo può far perdere interesse a coloro che non sono direttamente interessati, ma può anche causare ritardi nella decisione.
Stabilire un limite di tempo e rispettarlo
Le riunioni senza limite di tempo tendono ad allungarsi, diventando meno efficaci e coinvolgenti. Invece, stabilire un limite di tempo per la riunione e rispettarlo crea un senso di urgenza e focalizzazione, aumentando l'efficienza e l'efficacia della riunione. Se l'argomento richiede più tempo di quanto previsto, considera di programmare una riunione separata per continuare la discussione.
Pianificare l'incontro in modo efficace
L'organizzazione di un meeting efficace richiede la pianificazione dell'evento. Assicurati di scegliere un momento adatto per tutti i partecipanti e di fornire un luogo di incontro comodo e adeguato. Inoltre, se si prevede di presentare informazioni durante la riunione, assicurarsi di avere gli strumenti tecnologici e le risorse necessarie per farlo.
Prendere appunti e pubblicare un resoconto
Durante la riunione, è importante prendere appunti sui punti salienti e le decisioni prese. In questo modo, i partecipanti saranno in grado di concentrarsi sulla discussione senza doversi preoccupare di ricordare tutto. Inoltre, fornire un resoconto della riunione e inviarlo a tutti i partecipanti dopo l'incontro garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e che ci sia un seguito chiaro per le decisioni prese.
