Il compromesso all'interno dei progetti
Tempo, costo e qualità sono le tre variabili correlate che tipicamente dettano ciò che si può raggiungere durante un progetto.
Le dimensioni appena citate rappresentano dei veri e propri vincoli per qualsiasi progetto ed è impossibile ottenere il massimo per tutti e tre. Inoltre, la modifica di una di queste variabili comporta anche la variazione del risultato del piano.
Naturalmente, tali alterazioni si verificano spesso nel mezzo di un piano di lavoro. Se, per esempio, il periodo di tempo per l’implementazione di un nuovo CRM o di un gestionale aziendale viene improvvisamente tagliato a metà, sarà necessario impiegare il doppio delle persone previste, altrimenti bisognerà accontentarsi di un sistema che non sia così robusto ed efficace come quello che si immaginava originariamente.
A tal proposito, al fine di una buona gestione di un progetto, è importante prepararsi al compromesso.
La chiave è stabilire, prima di tutto, il livello di qualità che soddisfi le esigenze degli stakeholder, ovvero dei portatori di interesse.
È necessario sapere fin da subito quale variabile - tra qualità, tempo e costo - è più importante per ogni stakeholder; questo permetterà di fare le giuste modifiche lungo il percorso progettuale.
Avviato il progetto, presentare fin da subito l’importanza delle variabili è l’unica strada per essere certi che non ci siano sorprese per nessuno, né per il committente né per l'organizzazione. Al contrario, promettere, ad esempio, costi bassi e poi consegnare in ritardo o con una qualità inferiore rispetto alle attese, può farci andare incontro a campane d’allarme che annulleranno il nostro profitto e faranno infuriare il cliente.
Avere le idee chiare fin dall’inizio del progetto aiuta a ridurre l’incertezza di azione, anche rispetto tutti gli imprevisti che posso accadere.
Bisogna fare in modo che qualsiasi campana d’allarme non si verifichi e non intralci le attività critiche del progetto, queste devono sempre avere un trattamento particolare.
La responsabilità del Project Manager è quella di tenere tutti informati di eventuali modifiche e comunicare a tutti quali saranno le conseguenze in termini di tempo, costo e qualità.
