Il Kick-off Meeting di progetto

today 14/01/2022
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Il Kick-off Meeting di progetto

Nella fretta di dimostrare iniziativa e agire, spesso si avviano attività senza prima avere un'idea di quali siano le più critiche e quale dovrebbe essere la sequenza. Di conseguenza, si rallentano involontariamente le cose.

Per creare una pianificazione realistica, che rimanga entro i limiti di tempo prefissati e utilizzi le risorse disponibili, bisogna lavorare a ritroso rispetto alle deadline di consegna di cui si è a conoscenza (rif. date che non possono essere modificate), per capire quando devono essere pronti i deliverable, i documenti, i materiali, i prodotti.

Una volta selezionati i membri del team e impostata la pianificazione, bisogna organizzare la prima riunione di confronto, chiamata anche Kick-off Meeting.

Il Kick-off Meeting è l’incontro che costituisce il “calcio d’inizio” di un progetto. È un momento fondamentale del Project Management, il cui obiettivo principale è quello di raggiungere tutti i KPI di un progetto nel rispetto delle risorse a disposizione in termini di: costi, tempi, qualità e capitale umano.

Il Kick-off Meeting prevede il coinvolgimento di tutte le risorse che potrebbero essere coinvolte nel progetto, al fine di consentire a tutte le persone del team di essere allineate e informate su: finalità, strumenti, tempistiche, ruoli, modalità e risultati attesi.

A tal proposito, questo momento di condivisione è importante per:

- Esaminare il piano e gli obiettivi con il gruppo nel modo più dettagliato possibile;

- Incoraggiare le persone a sottolineare i punti in cui potrebbero incorrere i problemi e dove potrebbero essere implementati dei miglioramenti;

- Prendere sul serio tutti i suggerimenti – specialmente nelle aree in cui i membri del team hanno più esperienza – e adattare le stime e le attività in maniera congiunta.

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